Wielokrotnie trafiają do Kancelarii osoby, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą a które to miały zawrzeć w trakcie rozmowy telefonicznej umowę z różnego rodzaju firmami które zajmują się profilowaniem czy reklamą w Internecie, prowadzą spisy przedsiębiorców czy też świadczą podobne usługi. Jakież jest zdziwienie przedsiębiorcy kiedy otrzymuje po takiej rozmowie nie umowę do analizy i podpisania a comiesięczne faktury i to czasem na niemałe kwoty. Często osoby te są przekonane, iż nie wyrażały w trakcie rozmowy zgody na zawarcie umowy a jedynie na przesłanie warunków celem zapoznania i ewentualnego przyjęcia tejże oferty. Często z powodu upływu czasu nie pamiętają dokładnie przebiegu rozmowy i tego na co się godziły. Dzisiaj jednak nie o świadomym przyjęciu oferty i zawarciu umowy ale o tym czy możemy sprawdzić jak nasza rozmowa przebiegała i na co wyraziliśmy tak naprawdę zgodę. Rozmowy takie są w większości nagrywane o czym powinniśmy być poinformowani przed jej rozpoczęciem. Często po przesłuchaniu takiej rozmowy z konsultantem możemy podjąć świadomą decyzję czy warto iść w spór czy jednak umowa została zawarta i należy się zapłata za zaoferowane usługi. Niestety mimo, iż tego typu kontrahenci w sporach sądowych powołują się na nagranie z rozmową w trakcie której hipotetycznie przedsiębiorca wyraził zgodę na zawarcie umowy i na jej istotne postanowienia nie chcą udostępnić jej nagrania, albo co prawda zgadzają się na udostępnienie ale żeby je odsłuchać musimy pojechać do oddziału firmy w Krakowie, Warszawie czy innym większym mieście. Oczywistym jest, że jeśli mamy tracić czasem cały dzień na dojazd oraz koszty paliwa by przesłuchać kilku minut nagrania większość z nas odpuszcza. Tymczasem nie musimy ani nigdzie jechać ani tracić czasu. W podobnej sprawie nasza Kancelaria złożyła skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) na odmowę dostarczenia kopii nagrania zawierającego dane osobowe naszego klienta czyli nagrania na którym rzekomo wyraził zgodę na zawarcie umowy. Daną osobową jest bowiem także dźwięk naszego głosu jeśli jesteśmy w stanie zidentyfikować po nim określoną osobę fizyczną szczególnie w połączeniu z danymi przekazywanymi podczas rozmowy.  PUODO w całości przyznał rację Kancelarii uznając skargę i nakazując przesłać takie nagranie bowiem zawiera ono dane osobowe a zgodnie z art. 15 ust 3 RODO^* administrator ma dostarczyć osobie której dane dotyczą kopie danych podlegających przetwarzaniu. Jeśli osoba zwraca się o przesłanie kopii w wersji elektronicznej  to informacja taka winna być przesłana w takiej właśnie powszechnie stosowanej formie i nie jest to nic nadzwyczajnego. Działanie polegające na umożliwieniu odsłuchania nagrania w określonych placówkach nie spełnia wymogu przekazania kopii zawartego w art. 15 ust 3 RODO. Nie ma przy tym znaczenia czy umowa taka trwa nadal, została rozwiązana czy odstąpiono od niej. Dlatego też warto sięgać po nie zawsze oczywiste a łatwo dostępne rozwiązania prawne.

*Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)